项目可能是一次创业、可能是公司的一个新项目,可能是一场会议,甚至可能是一次约会……
项目管理可以帮助我们明确目标和任务,制定相应的工作计划、更好地整合资源,分配资源、更好地沟通和协作、更好地控制风险,最终确保目标的达成。
今天,我就从项目的启动、规划、执行、监控、收尾5大过程的解析,来帮助大家建立项目管理能力的基础框架。
价值研究是整个项目的第一步,是从一个想法到一个项目的孵化过程,这个阶段的主要目的是搞清楚做这个事情能不能做?有没有足够的价值和利润?我们是否有能力做成这件事情?最终确定是不是要开始这个项目。
大家都知道爱丽丝梦游仙境的故事,里面有一个场景:爱丽丝跟着一个兔子掉进了井里,从而到了一个神奇的世界,在这个是世界里,她迷路了并遇到了笑脸猫。
忽视目标是项目管理中一个比较常见但又非常致命的问题,俗话说“不忘初心”、“以终为始”就是常见的针对这个问题的提醒。
项目目标一个重要的要求就是必须满足SMART原则,我们千万要记住项目结束的时候就是要用这个目标来衡量我们项目的成败,如果是一个不能用来清晰指导我们判断项目成败的目标一定不是一个好的目标。
项目目标一定要清晰地写出来,并获得项目发起人和主要干系人的确认,有了项目目标,后面的工作才能有据可寻。
项目范围是逐步细化的,在启动阶段不强求细化到具体的需求粒度,但必须确定范围和边界,这样才能确定干系人,框定投入项目的人力资源。
●在开始的时候要加入更多的项目关系人参与到项目范围的收集和讨论中来,目标是防止重要的项目范围被遗漏。常见的情况是只关注了功能性的需求,而遗漏了性能、可测性、运营支持类的需求,导致项目进行中才发现,导致项目范围扩大,项目交付时间不可控;
●为了保证项目效率和 ROI,我们肯定不能接受包罗万象的项目范围。当经过充分的项目范围发散之后,就要开始项目范围的收敛了。项目收敛的方法有很多:
里程碑是项目组根据历史的项目经验或者参照其他项目,团队做的水平,制定的里程碑,是大家达成一致的结果,是项目的内部基准,大家都按照这个做事。
里程碑不等于期限:期限(deadline)其实没有什么可讲的,那是强制性的约束条件,你必须遵守。
考虑到后果和商誉的影响,这些是强制性的,都是要做的。如果变更,就准备好承担相应责任。
在不同的项目情景里,我们可能会用到不同的项目关键里程碑划分的方式,最常见的两种方式有:
●参与项目的人:项目直接关系人包含:项目团队、项目经理、职能经理等;项目发起人;业务伙伴、合作厂商、第三方资源等等。
识别干系人我们不是把干系人找出来就可以了,还需要识别每个干系人对项目的需求和期望、对项目的贡献、影响及其制约作用等这些都是要整理记录下来,准备后续的管理。
识别出项目关系人是第一步,下一步我们要梳理出项目的关系人组织架构,理清关系人之间的业务关系。
项目信息同步机制的确定是项目启动准备中非常重要的一环,让项目中的信息做到快速平稳的流动,做到项目信息对项目干系人公开透明是降低项目风险、推动项目进展的重要手段。
项目启动会是项目启动阶段的一个高潮,也是终点,所有启动准备的付出就是要在这个会上做一个整体的亮相。
首先,我们要澄清项目启动会的目标和价值。一般来说我们项目启动会有下面几个目标:
一个项目的最终目的是实现项目目标,而项目目标由项目范围、质量要求、时间期限和成本限制4个要素所构成。
所以,需要制订实现和满足这4个目标的范围计划、质量计划、进度计划、成本计划。
人力资源、沟通、风险和采购管理有助于项目目标的完成,所以也必须对这几个方面的活动作出计划和安排。
这一要求其实并不难理解,但我们需要知其然并知其所以然,需要理解计划的真正作用。
项目经理需要与业务代表、用户和利益相关者进行沟通,以了解他们的需求和期望,并将这些需求和期望转化为可执行的项目要求。
项目风险是项目成功的主要威胁之一,因此项目经理需要制定风险管理计划,以识别、评估和处理风险。
项目经理需要与利益相关者一起确定项目质量标准,并制定相应的质量管理计划。
时间表是项目计划中非常重要的一环,其制定需要充分考虑各项任务的优先级、执行时间和依赖关系等因素。
通过不断关注、调整和优化时间表的执行进度,可以避免因拖延或时间不足等原因导致项目失败。
需要注意的是,资源分配需要充分考虑各个因素之间的权衡,以及未来可能出现的变更和调整。
任务分配是指将项目中的各项任务分配给不同的成员,以确保项目计划的顺利执行。
例如,对于需要不同成员协同完成的任务,需要确保任务之间的依赖关系合理并明确,以避免出现每个成员单打独斗的情况。
通过及时掌握各项任务的执行情况和实际情况,可以在问题出现时及时调整和优化。
同时,对于各项资源的使用和分配也需要进行跟踪和协调,以确保能够及时满足项目需求。
一个工作,一个项目,一般来讲都不是一个人的能力可以完成的,所以项目负责人要根据实际情况,将项目进行拆解,分别交由不同的职能部门负责,也就是把大事情拆成各种小事情。
比如车辆的制作,要完成一辆整车的制造,要有专门的轮胎厂商负责轮胎,发动机厂商负责发动机等等。
项目执行是指按照项目计划和目标,组织和实施各项活动,达成项目所期望的结果。
在项目执行过程中,需要对进度、成本、质量等方面进行监控和管理,及时发现问题并采取措施解决。
同时,还需要与项目相关的各方进行沟通和协调,确保项目进展顺利,并在规定时间内完成任务。
确保项目质量达到预期目标,通过质量检查、测试等手段,对项目成果进行把关。
在项目执行过程中,确保项目团队成员之间的有效沟通和协作,处理项目中出现的问题和冲突。
这样可以提高团队成员的工作动力和参与度,同时也减少工作重叠和沟通不畅造成的问题。QY球友会官网
团队目标的确认,可以让团队优先完成客户重点关注的事项,优先交付客户最看重的功能,聚焦项目最重要目标,提高项目执行力。